如何利用ISO9001管理好公司檔案

如何利用ISO9001管理好公司檔案
 
一、企業(yè)檔案管理的含義和要求
 
(一)企業(yè)檔案的含義
 
企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和 管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形 式的文件材料,來(lái)源于市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)技 術(shù)管理、勞動(dòng)人事管理、設(shè)備能源管理等 一系列和質(zhì)量管理有關(guān)的活動(dòng)，并以書(shū) 面文件、圖紙、磁盤、電子媒體等形式保 存下來(lái)的記錄,從理論上講,企業(yè)檔案大 量地來(lái)源于企業(yè)質(zhì)量管理活動(dòng)。
 
(二)企業(yè)檔案管理的要求 一是在組織管理上，需建立與單位
 
實(shí)際相適應(yīng)的檔案管理體制和檔案工作 機(jī)構(gòu)，配置專、兼職檔案員，制定并落實(shí) 文件材料整理歸檔等一系列檔案工作制 度。二是在檔案保管條件上，要配置專 用的檔案庫(kù)房并符合庫(kù)房管理的“七防” 要求，配置符合要求的檔案裝具及設(shè)備 設(shè)施,三是在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)上，能夠 按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開(kāi)展文件材料及檔案整理、 保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)工作。四是編有一系列 檔案檢索工具和檔案匯編材料，搞好開(kāi)發(fā)利用工作。
 
檔案工作的實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)管理工作， 除了需要檔案部門規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè) 化管理外，檔案工作同各個(gè)部門各個(gè)環(huán) 節(jié)相連，檔案材料的匯集依賴于各部門 的資料的匯集。
 
二、IS09001質(zhì)量管理體系的要求
 
IS09001標(biāo)準(zhǔn)是一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn),主要 由質(zhì)量管理體系要求、策劃、資源管理、 產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)、采購(gòu)和測(cè)量分析改進(jìn)等章節(jié) 構(gòu)成,質(zhì)量體系貫穿了產(chǎn)品生產(chǎn)制造、基 礎(chǔ)設(shè)施管理、試驗(yàn)檢測(cè)、售后服務(wù)等產(chǎn)品 質(zhì)量形成的全部過(guò)程，實(shí)際上就是一個(gè) 過(guò)程控制，在這個(gè)過(guò)程中必然產(chǎn)生著大 量的企業(yè)檔案。同時(shí)IS09001標(biāo)準(zhǔn)要求 建立并保持文件化的質(zhì)量體系，保持文 件的適用性。具體講，就是要有質(zhì)量手 冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)性文件共三個(gè) 層次的文件，這些文件必然是企業(yè)質(zhì)量 管理中應(yīng)歸檔保存的重點(diǎn)內(nèi)容。按照 IS09001標(biāo)準(zhǔn)的要求,企業(yè)建立一個(gè)文件 化的管理體系，編制了包含對(duì)文件和記 錄控制、過(guò)程控制、內(nèi)部檢查、不合格控 制和糾正預(yù)防措施等內(nèi)容的質(zhì)量手冊(cè)和 程序文件。本公司管理方式是規(guī)定質(zhì)量 記錄程序由綜合檔案室編制文件及控 制,按照質(zhì)量記錄控制程序文件要求，我 們又編制了第三層次受控文件《質(zhì)量記 錄清單》，部門質(zhì)量體系管理中產(chǎn)生的記 錄名稱，使用部門、保管部門及保管期限 在清單里一目了然，該清單明確了哪些 記錄應(yīng)歸檔，哪些記錄由部門保存。應(yīng) 該歸檔的記錄由各部門文件管理員收集 歸檔，如機(jī)械動(dòng)力部的《設(shè)備臺(tái)帳》、《設(shè) 備檢修任務(wù)書(shū)單》，有些記錄在《質(zhì)量記 錄清單》規(guī)定由部門自行保存,如各生產(chǎn) 車間的《崗位操作記錄》、«日巡檢記錄》， 即每天對(duì)生產(chǎn)裝置的工藝記錄、電器儀 表、生產(chǎn)設(shè)備的日常巡查工作,作為后期 工作參考憑證；再如公司人力資源部的 《職工培訓(xùn)登記表》，作為日常管理工作 的考核目標(biāo)及質(zhì)量審核的依據(jù)材料，需要隨時(shí)利用檢索，也自行保管,以便于隨 時(shí)調(diào)借記錄和定期的外部審核。
 
三、企業(yè)檔案與質(zhì)量體系在管理目的手 段上實(shí)現(xiàn)有效整合
 
IS09001標(biāo)準(zhǔn)要求企業(yè)建立并執(zhí)行 質(zhì)量記錄的檔案管理程序，在標(biāo)準(zhǔn)中的 “4.2.3文件控制”和“4.2.4記錄控制”對(duì) 文件的管理和質(zhì)量記錄的管理進(jìn)行了明 確的定義,無(wú)論是文件發(fā)布前的批準(zhǔn)、審 批、更改、修訂、發(fā)放、保存廢止，還是質(zhì) 量記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、檢索、保管和處置 等等都和檔案管理工作如出一轍，非常 便于為評(píng)價(jià)產(chǎn)品過(guò)程和服務(wù)是否符合規(guī) 定要求和質(zhì)量體系有效運(yùn)行，提供分析 依據(jù)。可見(jiàn)“質(zhì)量記錄”從管理程序到 管理目的乃至名詞術(shù)語(yǔ)都與檔案管理要 求相似。因此，“質(zhì)量記錄”相當(dāng)一部分 屬于“企業(yè)檔案”的范疇。“質(zhì)量記錄” 的控制必須依靠檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)提供 保證和支持。公司在開(kāi)展IS09001標(biāo)準(zhǔn) 認(rèn)證中原有的檔案管理體系對(duì)資料的控 制發(fā)揮了重要作用，所以企業(yè)檔案和質(zhì) 量體系在管理目的、管理手段、管理要求 上較為相似，檔案業(yè)務(wù)同質(zhì)量體系緊密 相聯(lián)。
 
四、通過(guò)貫徹IS09001標(biāo)準(zhǔn)，有效的促 進(jìn)了公司檔案管理工作規(guī)范化
 
貫徹IS09000標(biāo)準(zhǔn)就要求加強(qiáng)文件 和資料的控制,統(tǒng)一文件生成、審批程序， 統(tǒng)一文件的格式,做好文件材料的分類和 標(biāo)識(shí)，既保證了文件材料的統(tǒng)一性和準(zhǔn)確 性,同時(shí)也保證了檔案的完整性、統(tǒng)一性 和有效性。公司進(jìn)行IS09001質(zhì)量管理 體系的達(dá)標(biāo),使各部門建立了本專業(yè)的管 理體系外，文件控制程序,記錄控制程序 和檔案管理辦法同樣也覆蓋部門的整個(gè) 管理過(guò)程中。一方面我們根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分 類試行規(guī)則》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍 和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》,2009年又重 新修訂了《企業(yè)檔案分類方案及保管期 限表》，按質(zhì)量體系受控文件發(fā)放，對(duì)各 類檔案歸檔范圍、保管期限、主要形成部 門做了重新修改，進(jìn)行了規(guī)范化管理。另 一方面，為了促進(jìn)公司的質(zhì)量管理體系 作用的發(fā)揮，結(jié)合檔案管理工作既要符 合制度規(guī)定又要符合使用部門的利用查 找的原則,結(jié)合質(zhì)量管理體系的要求,對(duì) 歸檔方式、歸檔要求、保管、利用、鑒定、 銷毀、移交等制度進(jìn)行修改，即《檔案管 理制度匯編》，按受控文件進(jìn)行發(fā)放，使 其從內(nèi)容上更全面的涵蓋了質(zhì)量管理體 系中涉及的檔案管理內(nèi)容；同時(shí)我們?cè)?公司各部門內(nèi)部設(shè)立兼職檔案管理人 員，通過(guò)培訓(xùn)方式將公司的《檔案管理制 度匯編》貫徹落實(shí)到每個(gè)部門，使質(zhì)量體 工作人員的聘用要堅(jiān)持“公開(kāi)、平等、競(jìng) 爭(zhēng)、擇優(yōu)”原則,及時(shí)把高素質(zhì)、有創(chuàng)新能 力的系運(yùn)行中產(chǎn)生的文件材料在保管、存放、 檢索、利用方式上符合檔案制度要求,為 了加強(qiáng)管理，我們還建立了《檔案管理考 核細(xì)則》,對(duì)有檔不歸或不符合檔案管理 規(guī)定的單位和個(gè)人,對(duì)照細(xì)則硬考核，硬 兌現(xiàn)，年終對(duì)表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，將 給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。從而規(guī)范檔案管理的績(jī) 效考核，有效地促進(jìn)了企業(yè)檔案工作的 綜合管理。
 
盡管IS09001系列標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有把檔案 工作作為一項(xiàng)單獨(dú)的要素列入標(biāo)準(zhǔn)，但 由于檔案工作的職能作用及其與質(zhì)量體 系中各要素的關(guān)系，形成了檔案工作與 貫徹IS09000標(biāo)準(zhǔn)間相輔相成的聯(lián)系， 企業(yè)檔案管理工作是質(zhì)量管理體系的重 要環(huán)節(jié)之一，也是保證質(zhì)量體系持續(xù)有 效運(yùn)行不可缺少的部分。與此同時(shí)，要 使貫標(biāo)工作與檔案管理自身規(guī)范有機(jī)的 結(jié)合,既要重視質(zhì)量體系,也要杜絕片面 地把貫標(biāo)工作與檔案管理工作對(duì)立起來(lái) 務(wù)生產(chǎn)、融入經(jīng)濟(jì),輔助決策”等更多方面的錯(cuò)誤做法，甚至破壞了檔案工作自身 的規(guī)范�？傊�，只有正確地處理好質(zhì)量 體系工作與檔案工作的關(guān)系。才能推進(jìn) 檔案管理工作與質(zhì)量體系認(rèn)證工作不斷 的向前發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)不斷持續(xù)改進(jìn)、規(guī) 范企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的目標(biāo)。
 
通過(guò)貫標(biāo)，企業(yè)的檔案管理進(jìn)一步 規(guī)范化，并經(jīng)過(guò)持續(xù)改進(jìn)，不斷提高，且 始終處于受控狀態(tài)，使制度符合企業(yè)的 生產(chǎn)運(yùn)行，這樣的制度才是合理和實(shí)用 的。IS09001標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)檔案管理中的 應(yīng)用也是適宜的。
 
(二）模式創(chuàng)新
 
目前，鋼鐵企業(yè)檔案館大多都是掛 靠在其他部門的一個(gè)科室，為非獨(dú)立的 檔案行政機(jī)構(gòu)。這種管理模式使檔案管 理職能的執(zhí)行力大打折扣，已難以適應(yīng) 企業(yè)檔案工作的要求。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者、 經(jīng)營(yíng)管理者以及企業(yè)員工都應(yīng)該認(rèn)識(shí) 到,在現(xiàn)行經(jīng)濟(jì)條件下,搞好企業(yè)檔案工 作,對(duì)企業(yè)有效地參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，追求最 大的經(jīng)濟(jì)效益和實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展，都有無(wú) 可替代的作用，企業(yè)檔案工作也是與企 業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益直接相關(guān)的,因此,應(yīng)當(dāng)將 檔案管理部門從其他部門分離出來(lái)，提 升檔案館的地位,升格為直屬單位,使檔 案管理部門真正具備檔案管理的決策 權(quán),這將對(duì)促進(jìn)檔案管理的變革，實(shí)現(xiàn)企 業(yè)檔案工作的超載都具有重要意義。
 
(三)人才資源創(chuàng)新
 
一是要樹(shù)立人才資源是第一資源的 思想，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作 特點(diǎn)，要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè),打造一支業(yè) 務(wù)精、忠誠(chéng)、敬業(yè)、負(fù)責(zé)、主動(dòng)、勤奮、敢于 創(chuàng)新、善于學(xué)習(xí)的專業(yè)檔案隊(duì)伍。檔案優(yōu)秀人才提拔調(diào)整到重要工作崗位 上來(lái)，為深入開(kāi)展企業(yè)檔案資源建設(shè)工 作提供智力保障。流動(dòng)渠道，加大交流力度。通過(guò)上掛、下 派、部門之間交流，部門內(nèi)部輪崗等方式， 加快現(xiàn)有人才的培養(yǎng)成長(zhǎng)。同時(shí)盡快建 立健全各類人才“能進(jìn)、能出，能上、能下” 新機(jī)制,進(jìn)一步優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。
 
三是要建立健全運(yùn)行和監(jiān)督機(jī)制， 要?jiǎng)?chuàng)造良好的培養(yǎng)環(huán)境，給每位優(yōu)秀人 才制定具體目標(biāo)，對(duì)人才實(shí)施動(dòng)態(tài)管理、 優(yōu)勝劣汰，加快和促進(jìn)人才輩出。
 
(四）服務(wù)創(chuàng)新
 
檔案工作的宗旨是利用，檔案工作的 生命力在于服務(wù)。要圍繞服務(wù)做文章，不 斷拓展服務(wù)領(lǐng)域-創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，增強(qiáng)服 務(wù)效果，研究開(kāi)發(fā)檔案信息資源,編研高 層次的檔案專題成果，使檔案服務(wù)工作滿 足企業(yè)發(fā)展的需求，同時(shí)，可以突破本部 門和本單位的局限，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),在“服融會(huì)貫通，發(fā)揮企業(yè)檔案重要的現(xiàn)實(shí)作 用。在服務(wù)創(chuàng)新方面，應(yīng)著為抓好以下方 面工作：二要認(rèn)真把握顧客對(duì)服務(wù)的期 望。二要用顧客的抱怨改進(jìn)自身的缺陷。 三要保持服務(wù)彈性滿足不同客戶的期望。 四要隨客戶價(jià)值觀念演變創(chuàng)新服務(wù)的內(nèi) 容。五要有求必應(yīng)要與主動(dòng)服務(wù)結(jié)合。六 要服務(wù)至上要與合理約束顧客期望結(jié)合。
 

創(chuàng)新是永無(wú)止境的,不能一蹴而就、 一勞永逸,今天看來(lái)是新的東西,也許明 天就成了舊的，但創(chuàng)新也要從各企業(yè)檔 案工作的實(shí)際出發(fā),不斷更新知識(shí)、更新 觀念，創(chuàng)新理論;掌握檔案工作的發(fā)展規(guī) 律，與時(shí)俱進(jìn)，以服務(wù)為宗旨，檔案工作 才能從創(chuàng)新中獲得更大發(fā)展。

臨沂艾迪商務(wù)服務(wù)有限公司于 2006 年注冊(cè)成立，本著為“根直沂蒙大地，服務(wù)全國(guó)各地，專業(yè)iso認(rèn)證，iso900認(rèn)證，iso9001認(rèn)證iso14000認(rèn)證，OHS18000認(rèn)證為企業(yè)服務(wù)”的主導(dǎo)思想，站在時(shí)代的前沿，把握經(jīng)濟(jì)信息脈搏，依托自身優(yōu)勢(shì)資源，集網(wǎng)絡(luò)各地信息渠道的有利形式，為企業(yè)從“注冊(cè)公司，創(chuàng)建品牌以及企業(yè)管理，網(wǎng)站建設(shè)，資質(zhì)認(rèn)證，品牌代理等一系列策劃工作，經(jīng)過(guò)多年運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)的積累，中心已經(jīng)與多家商會(huì)，協(xié)會(huì)及企事業(yè)單位建立了良好的合作伙伴關(guān)系，以提供”更優(yōu)質(zhì)，快捷，多方位服務(wù)來(lái)滿足廣大國(guó)內(nèi)外中小企業(yè)客商的需求；已為來(lái)自全球多個(gè)國(guó)家和地區(qū)的萬(wàn)余家中外客戶，提供了多種形式及內(nèi)容不同的企劃、咨詢顧問(wèn)及代理服務(wù)，現(xiàn)代化的通訊工具， 24 小時(shí)的呼叫中心，中英文客戶服務(wù)實(shí)時(shí)解答您所遇到的疑難問(wèn)題，全國(guó)各地的連鎖服務(wù)，讓您感受到艾迪人，時(shí)刻在您的身邊，傾聽(tīng)您的呼喚，解決您的所需；以以誠(chéng)相待，誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)，服務(wù)第一，滿足客戶全方位需求并成為您成功的戰(zhàn)略合作伙伴來(lái)作為我們服務(wù)的最終目標(biāo)；爭(zhēng)創(chuàng)“一站式”企業(yè)商務(wù)服務(wù)品牌；把“控制成本，降低費(fèi)用，挖掘潛力，提高效益”作為經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，越來(lái)越多的企業(yè)和個(gè)人成為艾迪的客戶，亦有艾迪協(xié)助國(guó)內(nèi)客商走向世界的成功案例；為謀求海外發(fā)展的中國(guó)內(nèi)地企業(yè)提供全程商務(wù)服務(wù)，并成為貴公司前進(jìn)道路過(guò)程中的服務(wù)商，我們珍重并以真誠(chéng)回報(bào)您給予的信任和期待，將以專業(yè)化的服務(wù)來(lái)解決企業(yè)發(fā)展過(guò)程中存在的疑難問(wèn)題，助企業(yè)一臂之力。