怎樣編寫不符合報(bào)告

  任何管理體系審核的焦點(diǎn)是確定建立的管理體系是否有效地實(shí)施并保持了。 組織是在有效實(shí)施滿足ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求的管理體系基礎(chǔ)上獲得認(rèn)證的。 所以管理體系審核 應(yīng)強(qiáng)調(diào)驗(yàn)證體系的符合性，而不是出具不符合報(bào)告。 
  審核員應(yīng)采用肯定的方式并尋找事實(shí)而不是錯誤。然而，當(dāng)審核證據(jù)證明體系確實(shí)存在不符合，那么正確擬定不符合報(bào)告便成為審核中下一 個重要的環(huán)節(jié) 。 
  什么是不符合？ 
  這是審核員應(yīng)掌握的基本概念。根據(jù) ISO9000 (第 3.6.2條), 不符合是 沒有滿足要求 。 
  一個好的不符合報(bào)告應(yīng)包括以下三方面內(nèi)容： 
  1、支持審核發(fā)現(xiàn)的審核證據(jù) 
  2、不符合要求的條款 
  3、不符合聲明 
 
  一、收集證據(jù)
  盡管在審核報(bào)告中應(yīng)覆蓋上述所有內(nèi)容，在實(shí)際審核實(shí)踐中，首先識別 和文件化（記錄）的是審核證據(jù)。 這是因?yàn)橛心芰Φ膶徍藛T在審核過程中將會觀察到他們認(rèn)為是潛在不符合的情況，盡 管他們當(dāng)時還不能百分之百的斷定。在進(jìn)行進(jìn)一步審核跟蹤之前，有能力的審核員應(yīng)在審核記錄表中記錄那些潛在不符合的審核證據(jù) ，而審核跟蹤的目的是最終確認(rèn)這些潛在不符合是否是不符合。 
  如果沒有審核證據(jù)，就不存在不符合。 如果證據(jù)充分，審核員應(yīng)將其定 性為不符合，而不應(yīng)把它 降級 為其它類別的問題（如 觀察項(xiàng) 、 改進(jìn)機(jī)會 建議 等等）。 從長遠(yuǎn)角度來看，無論是組織還是其客戶都不能通過這些降了級的問題獲益，因?yàn)檫@使得真正的不符合在企業(yè) 采取糾正措施時不能得到足夠的重視 。審核證據(jù)應(yīng)文件化并詳盡記錄，使受審核組織能準(zhǔn)確地了解并確認(rèn)審核員觀察到的情況 。 
  二、記錄
  接下來審核員需識別并記錄哪些具體要求沒有得到滿足。 請記住：一個 不符合是指沒有滿足某一項(xiàng)要求的情況，所以審核員如果不能識別要求，也就不能提出不符合。 
  而要求可以來自很多方面。如ISO9001的規(guī)定、組織的管理體系要求（內(nèi)部要 求）、適用的法規(guī)、或客戶的要求。 當(dāng)針對某一要求的不符合一旦被確認(rèn)，審核員必須將其文件化（記錄）。記錄可以是簡單 地列出引用標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)條款。 
  然而，請注意有些 ISO9001條款涉及多個要求。審核員應(yīng)明確識別并記錄與不符合相關(guān)的相應(yīng)要求，這在審核中是至關(guān)重要的。比如：準(zhǔn)確記錄適用于審 核證據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)要求內(nèi)容。 這在審核員判定其它方面的要求符合性時也同樣適用。 
  三、編寫不符合聲明 
  最后也是最重要的部分是編寫不符合聲明。不符合聲明將最終導(dǎo)致對問題的原 因分析、糾正和糾正措施的實(shí)施，為此聲明的內(nèi)容一定要準(zhǔn)確。 
  不符合聲明應(yīng)： 
  包括問題說明并應(yīng)與體系的實(shí)際問題相關(guān)，包括闡述明確、修辭正確并盡量做 到準(zhǔn)確，不是審核證據(jù)的重復(fù)，或替代審核證據(jù)�？傊�，一份好的不符合報(bào)告應(yīng)包括三個部分：審核證據(jù)、要求、不符合聲明。