淺談內(nèi)部審核在質(zhì)量管理體系中的作用

內(nèi)部審核工作是質(zhì)量管理體系正常運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，是有效開(kāi)展工作的必要內(nèi)容，是確保工作有效性的必然要求。正確認(rèn)識(shí)和深入理解內(nèi)部審核工作在質(zhì)量管理體系中的目的和意義，將有助于內(nèi)部審核的順利實(shí)施，充分發(fā)揮其在質(zhì)量管理體系中的監(jiān)督促進(jìn)作用。

1、內(nèi)部審核的目的和作用

1．1 內(nèi)部審核的定義：內(nèi)部審核是由質(zhì)量負(fù)責(zé)人根據(jù)預(yù)定的日程和內(nèi)部評(píng)審程序負(fù)責(zé)策劃和組織，內(nèi)審員負(fù)責(zé)實(shí)施，周期地對(duì)組織的活動(dòng)進(jìn)行全面的內(nèi)部審核，以驗(yàn)證組織的各項(xiàng)運(yùn)作是否持續(xù)符合質(zhì)量體系和準(zhǔn)則的要求。

1．2 內(nèi)部審核的目的：內(nèi)部審核是為了確保質(zhì)量體系和技術(shù)動(dòng)作的有效性和符合性，及時(shí)采取糾正或預(yù)防措施，以實(shí)現(xiàn)管理體系的持續(xù)改進(jìn)。

1．3 內(nèi)部審核的作用：質(zhì)量體系的運(yùn)行需要持續(xù)地進(jìn)行監(jiān)控，才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決，這種連續(xù)監(jiān)控主要是通過(guò)內(nèi)部審核進(jìn)行的，對(duì)質(zhì)量體系的保持和改進(jìn)起著參謀作用。

1．3．1 評(píng)價(jià)防止不符合項(xiàng)的發(fā)生：通過(guò)定期監(jiān)督檢查質(zhì)量體系工作的開(kāi)展情況，發(fā)現(xiàn)并解決 執(zhí)行 與 程序文件 的有效性和符合性問(wèn)題，從而保障質(zhì)量體系工作正常有序的進(jìn)行和運(yùn)轉(zhuǎn)。

對(duì)管理者的決策、質(zhì)量方針和目標(biāo)、組織自身的規(guī)定、合同的要求等方面進(jìn)行檢查和審核，評(píng)價(jià)其有效性和效率；

驗(yàn)證組織自身的質(zhì)量管理體系是否持續(xù)有效的實(shí)施和保持；

依據(jù)質(zhì)量管理體系的要求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)組織一系列的活動(dòng)和過(guò)程進(jìn)行檢查，評(píng)價(jià)組織自身的質(zhì)量管理體系是否符合質(zhì)量方針、程序和管理體系及相應(yīng)法規(guī)的要求。

1．3．2 滿(mǎn)足客戶(hù)要求和符合法律要求的能力：通過(guò)內(nèi)部審核檢查質(zhì)量體系工作中的漏洞，為進(jìn)一步完善質(zhì)量管理體系提供可靠依據(jù)，及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取措施，構(gòu)成一定的反饋系統(tǒng)，促進(jìn)質(zhì)量提高、顧客持續(xù)滿(mǎn)意、滿(mǎn)足法規(guī)要求和質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)。

1．3．3 提供客觀(guān)公正的證據(jù)：內(nèi)部審核作為一種重要的管理手段，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取糾正和預(yù)防措施，為持續(xù)改進(jìn)提供信息，使質(zhì)量管理體系的有效進(jìn)行。

1．4 內(nèi)部審核的原則：內(nèi)部審核是有計(jì)劃、有步驟的正規(guī)活動(dòng)，有程序可循，為確保內(nèi)部審核的有效性和效率，應(yīng)堅(jiān)持審核的客觀(guān)性、獨(dú)立性和系統(tǒng)方法三個(gè)核心原則。

1．4．1 審核的客觀(guān)性：即內(nèi)部審核所獲得的審核證據(jù)必須是與審核準(zhǔn)則有關(guān)的，并且能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其它信息；審核應(yīng)對(duì)收集到的證據(jù)根據(jù)審核準(zhǔn)則進(jìn)行客觀(guān)評(píng)價(jià)，以形成審核發(fā)現(xiàn)，審核發(fā)現(xiàn)可以是符合項(xiàng)，也可以是不符合項(xiàng)，它包括審核證據(jù)、審核準(zhǔn)則和比較評(píng)價(jià)三個(gè)要素；審核是一個(gè)形成文件的過(guò)程，應(yīng)通過(guò)文件形式以確保審核的客觀(guān)性。

1．4．2 審核的獨(dú)立性：內(nèi)部審核是被授權(quán)的活動(dòng)，授權(quán)可來(lái)自管理者的決策、實(shí)驗(yàn)室的規(guī)定、合同的要求、審核委托方以及法律法規(guī)的要求等；內(nèi)審員應(yīng)具有開(kāi)展相應(yīng)內(nèi)審工作的能力，且是與受審核活動(dòng)無(wú)直接責(zé)任的人員，在整個(gè)內(nèi)審過(guò)程中應(yīng)保持公正、避免利益沖突，審核組成員應(yīng)遵守職業(yè)規(guī)范，如辦事準(zhǔn)則、保密意識(shí)、其他素養(yǎng)等，堅(jiān)持在審核準(zhǔn)則和審核證據(jù)的基礎(chǔ)上，對(duì)被審核部門(mén)進(jìn)行客觀(guān)評(píng)價(jià)，在不能證明受審方有錯(cuò)或是在提不出反審核證據(jù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)為其是對(duì)的，應(yīng)判為符合。

1．4．3 審核的系統(tǒng)方法：主要表現(xiàn)在審核的系統(tǒng)性是在一定的 審核范圍 內(nèi)實(shí)現(xiàn)的，在審核前，首先應(yīng)確定審核范圍，并進(jìn)行策劃，以確保其實(shí)施的有效性、一致性以及審核結(jié)論的可信性，審核應(yīng)按計(jì)劃和檢查表進(jìn)行，要強(qiáng)調(diào)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的審核；審核是利用已建立的方法和技巧，保證審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)的可信性和充分性，因此不同的內(nèi)審員對(duì)同一對(duì)象的審核應(yīng)得出類(lèi)似的結(jié)論；審核包括文件審核和現(xiàn)場(chǎng)審核兩個(gè)方面，在文件審核符合的情況下，才能進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，前者著重于其符合性、充分性、適宜性和可操作性，后者則著眼于其符合性、充分性、有效性和效率；審核包括符合性、有效性和達(dá)標(biāo)性三個(gè)層次，所謂符合性是指質(zhì)量活動(dòng)及有關(guān)結(jié)果是否符合準(zhǔn)則，有效性是指審核準(zhǔn)則是否被有效實(shí)施，達(dá)標(biāo)性是指審核準(zhǔn)則實(shí)施的結(jié)果是否達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，只有包括了這三個(gè)層次的內(nèi)容，才能構(gòu)成一次完整的審核。

2、如何有效發(fā)揮內(nèi)部審核的作用

2．1 內(nèi)部審核工作計(jì)劃的完整性：開(kāi)展內(nèi)審前，應(yīng)有一個(gè)策劃的過(guò)程，并確定審核范圍。策劃結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面文件，主要包括審核計(jì)劃、審核組、審核用工作文件和資料（包括文件初審）、通知審核等。內(nèi)部審核計(jì)劃通常按部門(mén)或活動(dòng)（過(guò)程）來(lái)編寫(xiě)，檢查表應(yīng)列出被審核部門(mén)的主要過(guò)程和活動(dòng)的審核內(nèi)容和審核方法。通過(guò)內(nèi)審策劃，應(yīng)做到計(jì)劃落實(shí)、責(zé)任落實(shí)、工作文件落實(shí)。審核的方式多種多樣，有訪(fǎng)談、查閱文件和記錄、現(xiàn)場(chǎng)觀(guān)察與核對(duì)、收集證據(jù)、檢查操作、對(duì)實(shí)際活動(dòng)與結(jié)果的驗(yàn)證、數(shù)據(jù)的匯總和分析、業(yè)績(jī)指標(biāo)、來(lái)自其它方面的報(bào)告客戶(hù)反饋和外部報(bào)告等，內(nèi)審員可依照各部門(mén)的工作性質(zhì)靈活采用。內(nèi)部審核必須包括符合性、有效性、達(dá)標(biāo)性三個(gè)依次遞進(jìn)的方面，才能構(gòu)成一次完整的審核。

2．2 內(nèi)部審核工作的有效性

2．2．1 內(nèi)審員良好的個(gè)人素質(zhì)是內(nèi)部審核工作順利開(kāi)展的先決條件。 內(nèi)審員在內(nèi)部審核中發(fā)揮著重要作用，對(duì)質(zhì)量體系的正常運(yùn)行和改進(jìn)起著監(jiān)督、參謀等作用，高素質(zhì)的內(nèi)審員是成功內(nèi)審的基礎(chǔ)[4]。內(nèi)審員應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立性/公正性，為人正直，一般從具有一定工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員中選擇，必須充分符合 標(biāo)準(zhǔn) 所提出的諸多條件，包括對(duì)受教育、工作經(jīng)歷、個(gè)人素質(zhì)和審核經(jīng)歷等，內(nèi)審員既要精通質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，又要熟悉管理狀況，管理者要明確并非 一經(jīng)培訓(xùn)，證書(shū)到手 ，就可以成為一名稱(chēng)職的內(nèi)審員，要 選好將 把好關(guān) ，不能使內(nèi)部審核工作變成 走過(guò)場(chǎng) 空架子 。其次，內(nèi)審員應(yīng)做到虛心誠(chéng)懇，在質(zhì)量體系的有效實(shí)施方面應(yīng)具有模范帶頭作用，成為認(rèn)真執(zhí)行和貫徹實(shí)施質(zhì)量體系的積極分子。在內(nèi)部審核中，內(nèi)審員必須有大局意識(shí)，增強(qiáng)質(zhì)量觀(guān)念，做好 四大員 ，即：準(zhǔn)備階段做好策劃員，實(shí)施階段做好評(píng)審員，收尾階段做好信息員，驗(yàn)收階段做好監(jiān)督員，高素質(zhì)的內(nèi)審員不僅要及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量體系運(yùn)行中的不符合或缺陷，還要挖掘質(zhì)量體系低效及潛在問(wèn)題。

2．2．2 管理者的領(lǐng)導(dǎo)方法和方式是確保內(nèi)部審核工作質(zhì)量的關(guān)鍵。內(nèi)部審核是管理者介入質(zhì)量管理的一項(xiàng)重要工具，其目的是保持質(zhì)量體系正常、有效地運(yùn)行。管理者工作的內(nèi)容應(yīng)具有全面性，切實(shí)做到以下幾點(diǎn)：

熟悉工作內(nèi)容，把握全局。

提供良好的內(nèi)部審核環(huán)境和設(shè)施。

精心挑選一支素質(zhì)合格、技術(shù)過(guò)硬的內(nèi)審員隊(duì)伍，多提供強(qiáng)化內(nèi)部審核員素質(zhì)的機(jī)會(huì)，提高內(nèi)部審核員隊(duì)伍的整體業(yè)務(wù)水平。

確保內(nèi)部審核報(bào)告客觀(guān)、公正、準(zhǔn)確，對(duì)含糊的結(jié)果親自過(guò)問(wèn)、審核；針對(duì)內(nèi)部審核過(guò)程中查出的漏洞制定組織糾正措施并監(jiān)督實(shí)施。

2．2．3 管理者和各個(gè)部門(mén)的認(rèn)識(shí)、支持和配合是內(nèi)部審核工作的主要?jiǎng)恿��?lái)源。

2．2．3．1 內(nèi)部審核是一種持續(xù)的內(nèi)部管理行為，沒(méi)有管理者的支持，內(nèi)部審核就難以開(kāi)展，也不會(huì)取得應(yīng)有的效果。

2．2．3．2 內(nèi)部審核也是一種自覺(jué)的內(nèi)部管理行為，而不是一項(xiàng)被動(dòng)的應(yīng)付性活動(dòng)，因此，內(nèi)部審核需要各個(gè)被審核部門(mén)的理解、支持和配合。內(nèi)部審核是一項(xiàng)從體系現(xiàn)狀開(kāi)始，以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題為先導(dǎo)，以解決問(wèn)題為目的而進(jìn)行的定期審核工作，如果沒(méi)有這一環(huán)節(jié)就無(wú)從發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，同時(shí)也不能保證各項(xiàng)工作的可靠性和有效性，更沒(méi)有能力對(duì)質(zhì)量體系的全過(guò)程實(shí)施監(jiān)督。任何一個(gè)體系總是存在或多或少的問(wèn)題，任何一個(gè)部門(mén)或一項(xiàng)活動(dòng)都不例外，質(zhì)量改進(jìn)是無(wú)止境的，因此，內(nèi)部審核是為體系而服務(wù)的，是為了持續(xù)改進(jìn)，而不是為了懲罰錯(cuò)誤。

3、內(nèi)部審核后續(xù)工作的完善

內(nèi)部審核的基本目的在于評(píng)價(jià)是否需要采取改進(jìn)措施，內(nèi)部審核是管理體系質(zhì)量改進(jìn)活動(dòng)的一個(gè)重要的、正常的信息來(lái)源、依據(jù)和推動(dòng)力，每次內(nèi)審之后，都應(yīng)導(dǎo)致質(zhì)量改進(jìn)行為取得成果，這是衡量?jī)?nèi)部審核實(shí)際效果的基本標(biāo)志之一。內(nèi)部審核后續(xù)工作包括被審核部門(mén)實(shí)施對(duì)內(nèi)部審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出的糾正措施以及內(nèi)部審核員對(duì)其實(shí)施情況的跟蹤審核和驗(yàn)證工作。這兩項(xiàng)工作的落實(shí)直接關(guān)系到內(nèi)部審核工作的成效，是完善計(jì)量體系的重要組成部分，是提高管理工作水平的有效途徑，必須把內(nèi)部審核過(guò)程和內(nèi)部審核后的整改放在同等重要的位置，充分發(fā)揮內(nèi)部審核工作的全部功效，完善質(zhì)量管理體系。

總之，質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核是組織在建立、運(yùn)行體系以后必須進(jìn)行的一項(xiàng)管理活動(dòng)。內(nèi)部審核工作使質(zhì)量管理體系的運(yùn)行能夠符合組織策劃的安排，能夠?qū)崿F(xiàn)組織所確定的目標(biāo)，能夠保證體系有效運(yùn)行、持續(xù)改進(jìn)，并處于一種動(dòng)態(tài)平衡狀態(tài)。只有采取這種監(jiān)督反饋措施，發(fā)揮其實(shí)際作用，才能做好工作，使整個(gè)質(zhì)量管理體系在運(yùn)行過(guò)程中隨時(shí)調(diào)整不合理的地方，確保其符合性和有效性，使其在正常軌道上運(yùn)行，從而構(gòu)成對(duì)質(zhì)量體系的管理，確認(rèn)和情況反饋的全部閉環(huán)過(guò)程。