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淺談作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)


淺談作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)   作業(yè)指導(dǎo)書(shū)作為文件化質(zhì)量體系的第三級(jí)文件,在質(zhì)量體系的運(yùn)行中起著舉足輕重的作用,多用于指導(dǎo)具體的作業(yè)如設(shè)備的操作、產(chǎn)品或原材料的檢驗(yàn)與試驗(yàn)、計(jì)量器具的檢定、產(chǎn)品的包裝等。質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的編寫(xiě)已有很多文獻(xiàn)作了詳盡的闡述,但作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)在有關(guān)文獻(xiàn)和實(shí)際編寫(xiě)中卻較少得到重視。
 
 1.對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編寫(xiě)的誤解
 
  人們對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)存在著很多誤解,主要有:
 
 1)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)是無(wú)用的,它既費(fèi)時(shí)又妨礙人的手腳。有人認(rèn)為我從事這項(xiàng)工作已經(jīng)很多年了,作業(yè)步驟已可以倒背如流了,甚至閉著眼睛也能把它做好。實(shí)質(zhì)上這是把作業(yè)指導(dǎo)書(shū)僅理解為純粹的操作流程,實(shí)際上除此以外作業(yè)指導(dǎo)書(shū)還應(yīng)包括更重要的內(nèi)容,如作業(yè)的要求、產(chǎn)品接收與判定的準(zhǔn)則等。也有人認(rèn)為作業(yè)指導(dǎo)書(shū)束縛了員工的手腳,難以發(fā)揮其創(chuàng)造性。實(shí)質(zhì)上這是將作業(yè)指導(dǎo)書(shū)當(dāng)作一成不變的真理,很多情況下操作人員可以就作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的修改、糾正和預(yù)防措施的制定等提出自己的意見(jiàn),從而發(fā)揮他們的創(chuàng)造性和工作積極性。
 
 2)認(rèn)為作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的數(shù)量越多越好。在質(zhì)量體系的文件化過(guò)程中,有些組織針對(duì)所有的作業(yè)和過(guò)程都編制了文件。對(duì)此ISO9001中指出 如果沒(méi)有形成文件的程序就不能保證質(zhì)量時(shí),則應(yīng)對(duì)生產(chǎn)、安裝和服務(wù)的方法制定形成文件的程序 ,對(duì)程序文件如此,作業(yè)指導(dǎo)書(shū)同樣也是如此,太多的文件會(huì)把你壓垮。
 
  3)認(rèn)為作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的數(shù)量越少越好。有些組織為了使文件的數(shù)量盡可能減少,以利于文件的管理,對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)中,沒(méi)有具體數(shù)量規(guī)定的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)(程序文件則因標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定了應(yīng)當(dāng)制定的程序而不可能減少)提出盡可能不編,這就使很多重要的、必不可少的文件也沒(méi)有制定,從而使許多影響質(zhì)量的因素未能加以控制。
 
 4)把工作標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)作作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。有的組織認(rèn)為很多崗位已有工作標(biāo)準(zhǔn),沒(méi)必要制訂作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。其實(shí),工作標(biāo)準(zhǔn)不同于作業(yè)指導(dǎo)書(shū),它是針對(duì)工作的責(zé)任、權(quán)利、范圍、質(zhì)量要求、程序、效果、檢查方法、考核與獎(jiǎng)懲辦法等方面所制定的標(biāo)準(zhǔn)。它與作業(yè)指導(dǎo)書(shū)可能有相同之處,但其強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容有區(qū)別,并不是所有的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)都需要規(guī)定職責(zé)、權(quán)限、考核與獎(jiǎng)懲等內(nèi)容;反過(guò)來(lái)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)應(yīng)有的條件和標(biāo)準(zhǔn)在工作標(biāo)準(zhǔn)中卻不一定有。需要說(shuō)明的是,目前工作標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展趨勢(shì)之一是將工作標(biāo)準(zhǔn)與作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、程序文件有機(jī)地結(jié)合為一體。 
 
 5)用文字將現(xiàn)有的操作按步驟詳細(xì)地描述下來(lái)就是作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。太多的人認(rèn)為為與ISO9000一致,公司應(yīng)提供完成日常任務(wù)的書(shū)面文件,生產(chǎn)過(guò)程的每一個(gè)階段都必須文件化,從而使雇員們陷進(jìn)了把已經(jīng)十分熟悉的操作的每一個(gè)細(xì)小步驟描述下來(lái)的泥潭。但這些逐步展開(kāi)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)又怎么樣呢?人們經(jīng)常可以發(fā)現(xiàn)這樣的廢話: 通過(guò)撥動(dòng)計(jì)算機(jī)左后方的肘節(jié)開(kāi)關(guān)打計(jì)算機(jī)直到屏幕上出現(xiàn)綠光 或 立即輸入口令 。這種指導(dǎo)書(shū)不僅無(wú)用,也是不必要的。詳細(xì)的作業(yè)步驟必須文件化嗎?是的,它們可能是應(yīng)該的,但卻不是必須的,表明一項(xiàng)任務(wù)是如何完成的文件常常在設(shè)備的操作手冊(cè)或培訓(xùn)手冊(cè)、工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或工作培訓(xùn)的文件資料中已經(jīng)有了。
 
 2.作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編制的原則
 
 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)應(yīng)遵循以下的原則: 
 
 1)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)應(yīng)盡可能簡(jiǎn)單、實(shí)用
 
  ISO9001規(guī)定質(zhì)量體系程序的 范圍和詳略程度應(yīng)取決于工作的復(fù)雜程度、所用的方法,以及開(kāi)展這項(xiàng)活動(dòng)所需的技能和培訓(xùn) ,同樣作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的詳略程度也與此有關(guān),并應(yīng)盡可能簡(jiǎn)單、實(shí)用,為此可以采用以下方法:
 
  首先,寫(xiě)你該寫(xiě),即只寫(xiě)與控制影響質(zhì)量的因素及結(jié)果的評(píng)定方法有關(guān)的內(nèi)容,而有關(guān)操作的步驟等內(nèi)容已在設(shè)備操作手冊(cè)、標(biāo)準(zhǔn)、崗位培訓(xùn)的原始資料中已有描述,人們只需引用或參考這些已經(jīng)存在的標(biāo)準(zhǔn)和文件,沒(méi)有必要把它重復(fù)一遍。如在立式光學(xué)比較儀上校準(zhǔn)塞規(guī)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū),不需要說(shuō)明如何使用儀器和調(diào)整工件,但必須說(shuō)明所使用的量塊要求、塞規(guī)要求與結(jié)果的評(píng)價(jià)方法。
 其次,盡可能寫(xiě)得最易懂。 ISO9000并沒(méi)有要求用復(fù)雜的、冗長(zhǎng)的、夸張的語(yǔ)言來(lái)編寫(xiě),無(wú)論員工的文化程度有多高,人們也喜歡看容易閱讀的東西故應(yīng)選擇通俗易懂的句子來(lái)表達(dá),避免使用難懂的、生僻的詞語(yǔ)。 
 
  第三,不定義術(shù)語(yǔ)。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)可以使用各種術(shù)語(yǔ),但給術(shù)語(yǔ)下定義是標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的事,而術(shù)語(yǔ)的理解應(yīng)在有關(guān)的培訓(xùn)中解決。
 
 最后,要盡可能方便使用者。使用者的需要是很重要的,作業(yè)文件應(yīng)避免全部用文字來(lái)表達(dá),可以采用流程圖、圖表、照片;同時(shí)采用較大的字號(hào),避免使用密密麻麻的文字及大量地引用其他的文件或表格。
 
  記。簾o(wú)論是自己寫(xiě)文件或請(qǐng)別人編寫(xiě),你不是按字付酬,簡(jiǎn)明、簡(jiǎn)潔是好的文件的標(biāo)志。
 
  2)只寫(xiě)該寫(xiě)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
 
 一般來(lái)說(shuō)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)過(guò)多或過(guò)少都是不正常的,但其數(shù)量并沒(méi)有明確的規(guī)定,而應(yīng)建立在需要的基礎(chǔ)上。你應(yīng)針對(duì)你計(jì)劃編寫(xiě)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)回答以下三個(gè)問(wèn)題:
 a)我為什么要編制這個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)?
  b)有了這個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書(shū),我能執(zhí)行什么任務(wù)(控制哪些影響質(zhì)量的因素)?
  c)文件的培訓(xùn)或崗前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)能覆蓋或取代這個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)嗎?
 
  對(duì)以上三個(gè)問(wèn)題的明確回答可以決定是否需要這個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。 
 
 3)易于修改
 
  為響應(yīng)瞬息變化的顧客需要和社會(huì)需要,過(guò)程需要不斷地改進(jìn),因而有必要發(fā)揮員工.在持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)中的作用,而難于修改的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)不利于員工積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮。
 
  4)應(yīng)與已有的各種文件有機(jī)地結(jié)合在許多案例中,組織把老的工藝文件、規(guī)程、規(guī)范、工作標(biāo)準(zhǔn)等放在一邊,僅簡(jiǎn)單地粉飾上質(zhì)量體系要求,而沒(méi)有把作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和組織已有的文件結(jié)合起來(lái)。這實(shí)質(zhì)上又會(huì)產(chǎn)生新的官僚主義,維持這種官僚主義產(chǎn)生了不必要的工作而對(duì)公司本身沒(méi)有什么價(jià)值。
 
 3.作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的內(nèi)容及表現(xiàn)形式
 
  文件化作業(yè)指導(dǎo)書(shū)不必成為一種負(fù)擔(dān),像質(zhì)量體系的其他文件化形式一樣,作業(yè)指導(dǎo)書(shū)應(yīng)專注于控制影響質(zhì)量的因素而不是詳細(xì)的操作。
 
 那么,作業(yè)指導(dǎo)書(shū)應(yīng)當(dāng)包括什么內(nèi)容呢?它應(yīng)包括條件和標(biāo)準(zhǔn),不是要求雇員詳述每一步的操作,而是要求他們?cè)谶M(jìn)行操作時(shí)作記錄和如何知道他們所做的是對(duì)的。換句話說(shuō),作業(yè)指導(dǎo)書(shū)是文件化一個(gè)特定操作的條件和標(biāo)準(zhǔn)。
 
 1)條件
 
 開(kāi)始一種操作的場(chǎng)合或前提條件是什么?由誰(shuí)開(kāi)始和認(rèn)可這項(xiàng)操作?如塞規(guī)檢定的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)應(yīng)規(guī)定人員條件、環(huán)境條件、設(shè)備要求、量塊要求等檢定條件。
 
  2)標(biāo)準(zhǔn)
 
 對(duì)第三級(jí)的作用指導(dǎo)書(shū)來(lái)說(shuō),有比日常操作重要得多的內(nèi)容,為了與ISO9000一致,它應(yīng)當(dāng)展示一個(gè)特定產(chǎn)品的能接收和不能接收的范圍,也應(yīng)陳述對(duì)公司產(chǎn)品來(lái)說(shuō)是獨(dú)一無(wú)二的公差和標(biāo)準(zhǔn)(如范圍、極限),以使雇員知道他或她被對(duì)了?如果作業(yè)指導(dǎo)書(shū)不能提供有權(quán)威的標(biāo)準(zhǔn),如尺寸、公差、公式、表格、溫度范圍、表面條件、加工方法、成份、原材料等,它就沒(méi)有符合目的。 
 
 也就是說(shuō),對(duì)大多數(shù)產(chǎn)品來(lái)說(shuō),作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的文件化是關(guān)鍵信息的文件化,而工作的目的、范圍、何時(shí)和何地做、如何做、使用什么材料與設(shè)備等內(nèi)容視具體工作可斟酌取舍。
 
 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)用于具體指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)或管理工作,其結(jié)構(gòu)和形式完全取決于作業(yè)的性質(zhì)和復(fù)雜程度,不像質(zhì)量手冊(cè)和程序文件那么單一,不必也不可能采用統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)和形式。因而根據(jù)其應(yīng)當(dāng)包括的內(nèi)容可以全部用文字描述,也可以用圖表來(lái)表示,或兩者結(jié)合起來(lái)使用。

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