必需的六個程序文件――記錄控制程序

 1.0目的

 對記錄的標識、貯存、保護和處置進行控制，為證明產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量符合規(guī)定要求及質(zhì)量管理體系有效運行提供證據(jù)，同時也為提供服務(wù)的可追溯性及制定糾正、預(yù)防措施以及保持和改進質(zhì)量管理體系提供信息。

 2.0適用范圍

  本程序適用于服務(wù)實現(xiàn)過程和質(zhì)量管理體系運行中記錄的控制。

 3.0職責(zé)

 人力資源部負責(zé)記錄的歸口管理，以及內(nèi)審、培訓(xùn)、糾正、預(yù)防措施等記錄的管理；
 各部門負責(zé)本部門記錄的管理；
  記錄的填寫人員對記錄的真實、完整、準確和清晰性負責(zé)。

 4.0工作程序

 記錄的范圍

 凡是質(zhì)量管理體系運行中的記錄、報告及與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的信息等均屬 記錄 范圍。包括：

 (1)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄：管理評審記錄、文件控制記錄、糾正、預(yù)防措施記錄、基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境記錄、產(chǎn)品和過程監(jiān)視和測量記錄以及人力資源、培訓(xùn)記錄等；
  (2)與質(zhì)量活動有關(guān)的記錄：與產(chǎn)品(服務(wù))有關(guān)的要求的評審記錄、供方評價記錄、 產(chǎn)品標識記錄、不規(guī)范服務(wù)、不合格品控制記錄、顧客投訴處理記錄、糾正和預(yù)防措施記錄、質(zhì)量計劃相關(guān)記錄等；
 (3)供方記錄：產(chǎn)品證明書、檢疫化驗單等。

  記錄的編號及表格設(shè)計

  (1)記錄的編號按《文件管理規(guī)定》，由人力資源部統(tǒng)一管理。
 (2)表格設(shè)計

  人力資源部對記錄各種表格進行全面策劃，統(tǒng)籌安排，組織編制；
  記錄格式由各有關(guān)部門設(shè)計，報人力資源部審查后試用，在試用中修改完善；
  經(jīng)試行確認適用后，由人力資源部編制 記錄一覽表 ；
  行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的表格，按其規(guī)定執(zhí)行。 
 記錄的填寫與要求

  (1)記錄及時、真實、完整、準確；字跡清晰、工整、易辨認；有記錄人員簽名及日期，一般用鋼筆或圓珠筆填寫；
 (2)記錄不得隨意涂改。當(dāng)填錯需更正時，只允許畫改(能看清原文字或數(shù)據(jù))。對于 記錄的數(shù)據(jù)更改時，應(yīng)畫改后蓋上更改人印章或簽名。

  記錄的管理

 (1)記錄實行分部門的管理辦法。各部門指定專人負責(zé)收集和保管記錄；
 (2)各部門將收集上來的各種記錄分類登記編目、標識整理、裝訂和保管；
  (3)企業(yè)內(nèi)部人員，為了追溯、驗證或制定糾正和預(yù)防措施等目的，可查閱記錄，確需借閱時應(yīng)履行借閱手續(xù)，由保管部門領(lǐng)導(dǎo)批準。當(dāng)合同有規(guī)定時，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準后 允許顧客或其代表查閱、借閱的記錄，不得更改、遺失或損壞。

  (4)歸檔、貯存、保管和處理

  各種歸檔記錄的保存期限見 記錄一覽表 ；
  記錄的貯存地點應(yīng)確保整潔、干凈、防火、防潮、防蟲蛀鼠咬，并防止損壞丟失 ；
  質(zhì)量記錄保存期滿，由保存部門開列清單，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀，執(zhí)行《文件控制程序》，作好記錄，保存銷毀清單。 
 記錄可采取各種媒體形式，如文字、照片、膠片、圖表、磁帶、磁盤等。

 5.0支持性文件

  無

 6.0相關(guān)記錄

 《記錄一覽表》